Poczta firmowa odrzuca lub blokuje załączniki PDF od klientów
Klienci twierdzą, że wysłali fakturę czy skan dokumentu, a w biurze nic nie dochodzi? Zanim obwinisz klienta, sprawdź własne filtry antyspamowe.
Objawy
Klienci zgłaszają, że wysłali e-mail z załączonym plikiem PDF (fakturą, skanem dokumentu), ale wiadomość nigdy nie dotarła na skrzynkę biura rachunkowego — ani do folderu odebranych, ani do spamu.
Przyczyna
Najczęściej filtr antyspamowy lub reguła bezpieczeństwa skrzynki firmowej odrzuca wiadomość jeszcze przed dostarczeniem — z powodu zbyt restrykcyjnych ustawień dla załączników, przekroczonego limitu rozmiaru pliku, albo dlatego że nadawca wysyła plik PDF chroniony hasłem lub w nietypowym formacie, który filtr traktuje jako podejrzany.
Rozwiązanie krok po kroku
- Poproś klienta o dokładny czas wysyłki wiadomości i ewentualny komunikat o niedostarczeniu (bounce), jeśli taki otrzymał — to pomaga ustalić, czy wiadomość w ogóle dotarła do serwera pocztowego biura.
- Sprawdź kwarantannę filtra antyspamowego (nie tylko folder Spam w skrzynce) — część systemów pocztowych zatrzymuje podejrzane wiadomości na poziomie serwera, zanim w ogóle trafią one do konkretnej skrzynki.
- Zweryfikuj limit rozmiaru załączników ustawiony na skrzynce firmowej — skan wielostronicowego dokumentu w wysokiej rozdzielczości łatwo przekracza typowy limit kilku megabajtów.
- Sprawdź, czy filtr antyspamowy nie blokuje automatycznie plików PDF zabezpieczonych hasłem lub z osadzonymi makrami — to częsty, świadomy mechanizm ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, który czasem odcina też legalne dokumenty.
- Poproś klienta o wysłanie tego samego pliku z innego adresu e-mail (np. prywatnego) — jeśli dotrze, prawdopodobną przyczyną jest reputacja lub konfiguracja domeny nadawcy, a nie sam plik.
- Rozważ dodanie zaufanych adresów lub domen klientów do białej listy filtra antyspamowego, żeby ograniczyć ryzyko odrzucania ich wiadomości w przyszłości.
- Ustal z klientami zapasowy kanał przekazywania ważnych dokumentów (np. bezpieczny link do pobrania) na wypadek, gdyby e-mail z jakiegoś powodu nie dotarł — szczególnie przy terminach wrażliwych na czas.
Problem odwrotny do niedostarczonej poczty wychodzącej (opisanego w innym artykule o błędach SPF/DKIM) — tutaj filtr biura blokuje pocztę przychodzącą od klientów, dlatego warto sprawdzać oba kierunki osobno, zamiast zakładać, że przyczyna leży zawsze po jednej stronie.