Faktura nie trafia do KSeF — co sprawdzić krok po kroku
Wysłana faktura nie pojawia się w KSeF albo kończy się błędem? Zwykle da się to zawęzić do jednego z kilku typowych miejsc.
Objawy
Program wysyła fakturę do KSeF, ale nie pojawia się ona w systemie, wysyłka kończy się błędem, albo status wysyłki pozostaje „w trakcie przetwarzania” znacznie dłużej niż zwykle.
Przyczyna
Najczęstsze przyczyny to: wygasłe albo niepoprawnie skonfigurowane uwierzytelnienie (token, podpis kwalifikowany), błąd w strukturze pliku XML faktury niezgodny ze schemą KSeF, albo tymczasowa niedostępność samego systemu KSeF.
Rozwiązanie krok po kroku
- Sprawdź status systemu KSeF (komunikaty Ministerstwa Finansów o planowanych albo bieżących przerwach technicznych) — czasem problem nie leży po Twojej stronie.
- Zweryfikuj ważność uwierzytelnienia użytego do wysyłki — token, podpis kwalifikowany czy pieczęć firmowa mogły wygasnąć albo zostać źle skonfigurowane.
- Sprawdź w programie księgowym pełny komunikat błędu zwrócony przez KSeF — zwykle zawiera konkretny kod błędu wskazujący na przyczynę (np. błąd walidacji struktury, błąd uwierzytelnienia).
- Jeśli błąd dotyczy struktury faktury, zweryfikuj, czy program księgowy używa aktualnej wersji schemy XML wymaganej przez KSeF — dostawcy oprogramowania czasem muszą wydać aktualizację po zmianach w systemie.
- Spróbuj wysłać fakturę testową na środowisku demo KSeF, żeby sprawdzić, czy problem powtarza się niezależnie od konkretnej faktury.
- Sprawdź Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla poprzednich, udanych wysyłek — jeśli wcześniejsze faktury też nie mają UPO, może to wskazywać na problem systemowy, a nie jednorazowy.
- Jeśli żaden z powyższych kroków nie wyjaśnia problemu, skontaktuj się z dostawcą programu księgowego — błąd może wynikać z niezgodności konkretnej wersji oprogramowania z aktualną wersją API KSeF.
Warto prowadzić prosty rejestr błędów wysyłek do KSeF (data, kod błędu, rozwiązanie) — z czasem widać, czy problem jest jednorazowy, czy powtarzalny, co ułatwia rozmowę z dostawcą oprogramowania, jeśli okaże się, że to jednak błąd po stronie programu.