Duplikaty faktur w programie księgowym po przerwanym imporcie z programu handlowego
Po imporcie z programu handlowego te same faktury pojawiają się dwa razy? To częsty efekt przerwanego lub powtórzonego importu, nie błąd w samych dokumentach.
Objawy
Po imporcie faktur z programu handlowego do programu księgowego część dokumentów pojawia się dwukrotnie — z tym samym numerem, kontrahentem i kwotą, ale jako dwie osobne pozycje.
Przyczyna
Zwykle dzieje się tak, gdy import został uruchomiony dwa razy dla tego samego zakresu dat (np. po tym, jak pierwsza próba wyglądała na nieudaną, choć część danych już się zaimportowała), albo gdy program księgowy nie ma włączonej weryfikacji unikalności numeru dokumentu przy imporcie.
Rozwiązanie krok po kroku
- Sprawdź w historii importu, czy import dla danego zakresu dat był uruchamiany więcej niż raz — to najczęstsza, najprostsza przyczyna duplikatów.
- Zweryfikuj w ustawieniach importu, czy program ma włączoną kontrolę unikalności po numerze dokumentu i kontrahencie — jeśli nie, warto ją włączyć na przyszłość.
- Przed usunięciem jakichkolwiek duplikatów sprawdź, czy żadna z dwóch kopii nie została już ręcznie zmieniona (np. dodano do niej opis albo powiązano z płatnością) — usunięcie złej kopii może skasować dodatkową pracę.
- Usuwaj duplikaty pojedynczo, zaczynając od najprostszych, oczywistych przypadków (identyczna kwota, data i numer), zamiast masowo kasować wszystko na podstawie samej nazwy kontrahenta.
- Po wyczyszczeniu duplikatów zweryfikuj sumy kontrolne za dany okres (np. sumę VAT do zapłaty) — powinny wrócić do wartości sprzed podwójnego zaimportowania.
- Na przyszłość ustal jedną osobę odpowiedzialną za uruchamianie importu z programu handlowego, żeby uniknąć sytuacji, w której dwie osoby niezależnie powtarzają tę samą operację.
Import z jasno określonym, nienachodzącym na siebie zakresem dat i włączoną kontrolą unikalności numeru dokumentu to najprostszy sposób, żeby ten problem w ogóle się nie pojawiał — warto ustawić to raz, zamiast co miesiąc ręcznie czyścić duplikaty.