Jak bezpiecznie przekazać dane klienta przy zmianie biura rachunkowego
Klient odchodzi do innego biura albo zakłada własną księgowość — jak przekazać jego dane, żeby nic nie zginęło i nikt nie miał pretensji.
Rozstanie z klientem to naturalna część działalności biura rachunkowego — zmienia dostawcę usług, zakłada własną księgowość albo po prostu kończy działalność. W każdym z tych przypadków trzeba przekazać jego dane, i to w sposób, który nie zostawia wątpliwości ani po stronie biura, ani po stronie klienta czy nowego usługodawcy.
Ustal zakres przed eksportem
Zanim cokolwiek wyeksportujesz, warto ustalić z klientem (najlepiej pisemnie, mailem), co dokładnie ma zostać przekazane: pełna baza danego programu księgowego, czy tylko wybrany okres, czy też same dokumenty źródłowe bez historii operacji. Brak jasnych ustaleń na starcie to najczęstsza przyczyna nieporozumień później.
Eksport bazy, nie tylko wydruków
Programy typu Fakir/Kaper/Mag pozwalają wyeksportować całą bazę danego klienta do formatu, który da się zaimportować w innym programie tej samej rodziny, albo do formatów uniwersalnych (np. JPK, CSV, XML) możliwych do odczytania gdzie indziej. Samo przekazanie wydrukowanych zestawień czy PDF-ów zwykle nie wystarcza — nowy usługodawca potrzebuje danych w formie, którą da się wczytać do swojego systemu.
Bezpieczny kanał przekazania
Dane finansowe klienta to dane wrażliwe — nie powinny wędrować "na pendrive'ie zostawionym w recepcji" ani przez zwykłego maila bez zabezpieczeń. W zależności od wielkości danych sprawdza się: zaszyfrowany plik przesłany linkiem z ograniczonym czasem dostępu, fizyczny nośnik przekazany bezpośrednio, albo bezpieczny transfer między systemami, jeśli oba biura używają zgodnego oprogramowania.
Potwierdzenie odbioru na piśmie
Po przekazaniu warto uzyskać pisemne (choćby mailowe) potwierdzenie, że dane dotarły i są kompletne. To chroni biuro rachunkowe w razie późniejszych sporów o to, czy coś zostało przekazane, czy nie — a zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać.
Co zrobić z danymi po stronie biura
Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji księgowej i podatkowej (terminy archiwizacji) nie znikają wraz z odejściem klienta — biuro zwykle musi zachować kopię danych przez określony czas, niezależnie od tego, że klient korzysta już z innych usług. Warto ustalić z klientem, czy chce także otrzymać kopię archiwalną "na wszelki wypadek", czy wystarczy mu bieżący eksport.
Dobrze przeprowadzone przekazanie danych to kwestia zaufania — zarówno do biura, które je realizuje, jak i do całej branży księgowej. Uporządkowany proces, jasne ustalenia i pisemne potwierdzenia oszczędzają nerwów wszystkim stronom.